מתי נכון לבצע ביקורת חקירתית? סימנים מוקדמים לחשד להונאה

מבוא

ביקורת חקירתית (Forensic Audit) היא לא עוד ביקורת שגרתית – היא מופעלת כשיש חשד למשהו לא תקין: הונאה, מעילה, ניגוד עניינים, או פעילות חריגה. אך השאלה היא: איך יודעים מתי הגיע הזמן לעצור הכול ולבדוק לעומק? ואיך עושים את זה נכון – בלי לפגוע בתדמית, בלי להאשים לשווא, ובלי לפספס?

1. מהי ביקורת חקירתית?

ביקורת חקירתית היא ביקורת ממוקדת שמטרתה לחשוף חריגות, הונאות או פעילות לא תקינה. היא שונה מביקורת רגילה בכמה מובנים:

• ממוקדת באירוע ספציפי (ולא בתהליך כללי)

• כוללת איסוף ראיות משפטיות

• עלולה לכלול גם בדיקות עומק אישיות

• עשויה להוביל להליך משפטי, פלילי או משמעתי

היא דורשת שילוב של מומחיות פיננסית, משפטית, טכנולוגית ולעיתים גם פסיכולוגית.

2. סימנים מוקדמים שדורשים בדיקה

ישנם "דגלים אדומים" (Red Flags) שצריכים לעורר חשד ולהעלות אפשרות של פתיחת ביקורת חקירתית:

• חריגות לא מוסברות בדוחות כספיים

• עסקאות עם ספקים קבועים ללא תחרות

• גישה בלתי מוגבלת של עובד למערכות רגישות

• לחצים בלתי סבירים להאצת תשלומים

• עובדים שמסרבים לשתף פעולה עם ביקורת

• שינוי תכוף בסיסמאות או גישה לא רגילה למידע

• הלשנות פנימיות או אנונימיות (יש להתייחס ברצינות!)

3. איך ניגשים לביקורת חקירתית?

כשהחשד עולה – לא מזנקים, אלא מתכננים.

• שומרים על סודיות מלאה ביקורת כזו חייבת להיעשות "בשקט", כדי לא לשבש את האפשרות לאסוף ראיות.

• מגבשים צוות מצומצם ומקצועי לרוב יש צורך בשיתוף של עורך דין, רואה חשבון, מומחה מערכות מידע ולעיתים גם חוקר פרטי.

• מתעדים כל שלב כל מסמך, ראיון או ניתוח – חייבים להיות מתועדים, לטובת הליך משפטי פוטנציאלי.

• מנתחים נתונים דיגיטליים בדיקת לוגים, מיילים, הרשאות ושחזור מידע – קריטיים לחקירה מעמיקה.

4. טעויות נפוצות שצריך להימנע מהן

•  לשאול את החשוד ישירות בתחילת הדרך זה עלול לשבש ראיות או לאפשר טיוח.

•  לא לשתף יועץ משפטי מראש חשוב לוודא שההליך עומד בדרישות משפטיות.

• להיכנס ללחץ תקשורתי/ניהולי חקירה צריכה להיעשות בקור רוח, גם תחת לחץ ציבורי.

5. מה עושים אחרי סיום החקירה?

• מגישים דו"ח מסכם עם ממצאים, ראיות והמלצות

• שוקלים נקיטת צעדים משמעתיים או משפטיים

• מתקנים תהליכים לקויים שתרמו להתרחשות

• מבצעים ביקורת מעקב לוודא שהפערים טופלו

• משתפים לקחים עם הנהלה בכירה – בלי לחשוף פרטים חסויים

לסיכום

ביקורת חקירתית היא לא שגרה, היא אירוע. וכמו כל אירוע חריג, היא מחייבת מקצועיות, דיסקרטיות ותכנון מדויק. עם זאת, כשהיא מתבצעת נכון, היא לא רק חושפת את הבעיה, אלא גם מונעת את הפעם הבאה.

כלי עזר מומלץ:

טבלת “דגלים אדומים” לפי תחומי סיכון (רכש, כספים, משאבי אנוש) כלי נהדר למבקרים ולמנהלים כאחד.